上海戏剧学院经济合同管理办法(试行)

发布者:党办院办发布时间:2017-07-14浏览次数:10

上戏院办发[2017]25

 

 

第一章 总 则

第一条为规范学校经济合同的订立、履行和管理,防范合同风险,维护学校合法权益,推进依法治校,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规和学校内部控制管理制度,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称“经济合同”,是指学校作为独立的民事主体,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间,为明确双方的经济活动权利义务关系所订立的书面协议(以下简称“合同”)。

第三条合同必须由院长或院长授权代表签署,并加盖上海戏剧学院合同专用章。学校各部门、个人不得利用合同的订立和履行来损害国家、学校和社会公共利益,不得为任何单位和个人谋取私利。

第四条学校合同管理遵循“统一领导、归口管理、分级负责、防范风险”的原则。

第五条学校合同归口管理部门是指经学校授权,代表学校履行及管理合同的职能部门。

第六条未落实经费来源、无预算或超预算的经济业务,学校各部门不得签订对外支付的经济合同。严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

第七条学校聘请常年法律顾问,负责对学校签订合同的内容提出法律建议,并接受法律事务咨询。学校层面的合同,须经院长办公室提交法律顾问审核。学校可根据合同归口管理部门的需要,联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核,参与合同的谈判,合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动,并根据具体法律服务明确双方相应的权利义务。

 

第二章 合同归口管理

第八条学校各职能部门对工作范围内所涉及的合同事务实行归口管理,根据业务类型,授权下列部门进行归口审核管理:

(一)教务处负责教学、科研、印刷、出版、实习实践等相关合同及附件材料的管理;

(二)设备处负责货物、服务项目的采购、设备维修等相关合同及附件材料的管理;

(三)演艺中心负责各类校内教学演出活动、教学及其成果制作等相应合同及附件材料的管理;

(四)后勤保卫处负责学院30万元以下建筑物的改造、装修工程的采购、房屋零星维修、设备零星维修维护等相关合同及附件材料的管理;

(五)(一)至(四)款未规定的其他全部合同及附件材料的管理,根据实际负责部门,拟报院长办公室审核后,明确相应的合同管理权限。

第九条合同资金实际支出(收入)部门为合同主管部门,部门主要负责人为合同管理责任人,也是签署合同的院长授权代表。归口管理部门负责对合同及附件材料进行审核、盖章及归档,合同的制订、执行由合同管理责任人(部门或院系负责人)负责,院长办公室定期抽查合同,纪委有权开展督查。

第十条经济合同涉及金额的,根据合同所涉金额大小,学校实行分级负责管理:

(一)合同用章类型

1、上海戏剧学院合同专用章。由院长办公室负责管理,用于学校主要领导对外签署各类大额合同、协议等用印。

2、“上海戏剧学院小额合同专用章”。共设置4个小额合同专用章,分别授权教务处、设备处、演艺中心、后勤保卫处负责管理,用于对外签订小额的购销、服务和劳务合同协议等用印。其中:

教务处使用“上海戏剧学院小额合同章1”;

设备处使用“上海戏剧学院小额合同章2”;

演艺中心使用“上海戏剧学院小额合同章3”;

后勤保卫处使用“上海戏剧学院小额合同章4”;

(二)合同审批及盖章

1、5万元及以下(含5万元)的各类合同及建筑物改造、装修、房屋零星维修项目,10万元及以下(含10万元)货物、服务及设备维修保养项目的合同,由各部门自行订立,根据涉及业务经归口管理部门(设备处、教务处、后勤保卫处、演艺中心)审核,加盖“上海戏剧学院小额合同章”,对合同进行登记编号并留存一份正本合同归档。

2、5万元以上的各类教学、科研、印刷、出版、实习实践、演出、活动、制作等以及建筑物改造、装修、房屋零星维修的采购合同;10万元以上货物、服务、设备维修保养等各类采购项目,由各部门自行订立,根据合同类型经归口部门审核;10万以上至20万元以下(含20万元)的采购项目由部门审核、分管校领导签字,院长办公室加盖“上海戏剧学院合同章”。由院长办公室对合同进行登记编号并留存一份正本合同归档。

3、20万元以上的学校各类采购合同须由各部门自行订立,根据合同类型经归口部门审核、法务部门审核、分管院领导签字后,院长办公室加盖“上海戏剧学院合同章”。由院长办公室对合同进行登记编号并留存一份正本合同归档。

(三)合同审批分类

1、20万元以上的经济合同(含20万元),须在采购活动开始前,提交学校党委会或院长办公会审议通过并形成会议纪要后,方可启动采购流程。凭采购意见或成交通知书,由院长办公室可加盖“上海戏剧学院合同章”。基建等专项采购,按照学校相关标准执行。

2、院长办公室负责上海戏剧学院合同专用章的日常管理工作。对未涉及合同金额的,由各业务主管部门负责管理。

第十一条合同提报实行分类管理:

(一)涉及货物或服务项目以及设备维修保养的合同及相关附件材料(如询价文件、报价文件或网站商城报价截图、采购意见、招标文件、投标文件、评审文件等),须设备处审核通过。经审核通过后由设备处发起提报,由归口部门设备处负责。

(二)涉及信息化硬件设备、信息化软件购买类、信息化服务类合同及附件材料,由需求部门提交信息化办公室。其中,涉及货物或服务项目采购的,需设备处会签后,经审核通过后由信息化办公室统一发起提报,由归口部门设备处负责。

(三)涉及教学、科研项目、学科建设等合同及附件材料,须教务处、科研处或学科办审核通过。其中,涉及货物或服务项目采购的,需设备处会签后,经审核通过后由教务处或科研处发起提报,由归口部门教务处负责。

(四)涉及建筑物改造、装修、房屋零星维修的采购项目以及后勤保障维修保养的合同及附件材料,须后勤保卫处审核通过。其中,涉及货物或服务项目采购的,需设备处会签后,经审核通过后由后勤保卫处发起提报,由归口部门后勤保卫处负责。

(五)涉及各类文化艺术服务、会议和展览服务、演出活动及制作等以及相关设备维修保养等合同及附件材料,须演艺中心审核通过。其中,涉及货物或服务项目采购的,需设备处会签后,经审核通过后由演艺中心发起提报,由归口部门演艺中心负责。

第十二条合同谈判必须由合同归口管理部门或邀请相关部门人员组成3人以上参加,并形成规范的文字记录。合同签署后,归口管理部门要及时归档合同及相关附件材料,由学校档案室以一年为单位,统一汇总管理。

第十三条各合同主管部门应建立合同档案保管制度,对本单位签署的合同在盖章生效后,填写合同签订明细表,按照编号登记管理。编号按照:“年份”(4位,XXXX)+“印章类型”(1位,其中院长办公室负责管理的上海戏剧学院专用合同章类型编号为“T”、教务处编号为“J”、设备处编号为“G”、演艺中心编号为“Y”、后勤保卫处编号为“H”)+编号(1位,其中院长办公室负责管理的上海戏剧学院专用合同章类型编号为“0”、教务处编号为“1”、设备处编号为“2”、演艺中心编号为“3”、后勤保卫处编号为“4”)+合同序号(4位,XXXX)。合同签订明细表应定期报送至院长办公室备案,院长办公室有权查阅。

 

第三章 合同的订立、审查与审批

第十四条金额涉及1万()以上的,必须签订书面合同(通过大型网站商城采购的货物或服务项目除外)。

第十五条订立合同应当优先采用国家、行业标准或示范文本。合同一般应包括以下条款:双方当事人名称(姓名)和地址;标的物的名称、型号、规格、数量、要求;单价、金额或者报酬(含收、付款方式);合同各方的权利和义务;履行期限、地点和验收方式;合同的解除或者终止条件;违约责任;解决争议的方法;其他必须具备或者合同各方当事人共同认为必须明确的条款等。

合同要素必须齐全,合同的内容、条款必须合法、完整、明确、具体、严谨,如实、准确地反映合同各方的意思表示。合同要素缺失的或内容不合法、不完整的,视作无效。

第十六条合同拟订前,合同主管部门及相关职能部门应对合同签约方的资质、履约能力及业务经营范围进行调查,应当要求合同签约方出具相应的法人登记证书、经营许可证书等能够证明其身份、资信的有关证照、文件原件,学校应当留存与前述原件核对无误的复印件(授权委托书为原件),必要时应当要求合同签约方提供相应的担保。在对合作事项的可行性和合法性进行必要考察及验证后,方可开展合同文本起草工作。

第十七条依照有关规定必须进行招投标的项目,有关部门应按规定组织招投标并依照最后评标结果提供成交通知书或采购会议纪要生成相应内容的合同。没有进行招投标的项目,须提供签约方的报价文件并形成会议纪要。会议纪要是合同审批的依据之一,内容必须真实、全面,并经参会人员签字及部门盖章确认。

第十八条学校对合同实行网上OA办公系统会签制度。5万及以上(含5万元)的合同、10万及以上(含10万元)货物、服务项目以及建筑物改造、装修、房屋零星维修项目的采购合同,必须在OA办公系统上会签完成后,方可盖章。不得将合同拆分后进行报审会签。20万元以上(含20万元)须提交学校党委会或院长办公会审议通过并形成会议纪要。合同文本形成后,依据分级管理办法,分别由合同主管部门、法律顾问、归口管理部门、院长或院长授权代表审查会签,或提报学校党委会审批。具体分级管理参照第十条。

第十九条合同主管部门办理合同审查审批手续时,根据业务类型进行分类,应附下列材料:

(一)金额在5万元以上的合同,须提供会议纪要;

(二)按规定必须招投标的项目,需提供中标或成交通知书;

(三)其他必要的说明材料。

第二十条合同的审批权限为:涉及金额5万元以下的,合同主管部门负责人为院长授权审批代表;5万元(含5万元)以上20万元以下的,分管校领导为院长授权审批代表;20万元(含20万元)以上的,学校法务部门审核,提报院长审批签字。

第二十一条采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书或采购纪要签发之日起30日内,按照采购文件确定的事项签订采购合同。

第二十二条所有合同及附件材料至少一式4份,一份由合同责任人(各职能部门、院系)留存;一份由归口部门提交档案室留存;一份交由对方留存;一份合同正本(无需附件)用于财务结算。

 

第四章 合同的履行

第二十三条合同在经相关程序批准后,一经订立,即作为履约的合法依据和办理财务结算的有效凭证。合同主管部门应当及时安排专人对合同的履行进行跟踪管理,并督促合同签约方依法履行合同。

第二十四条合同签署后,相关补充、变更、转让、终止管理等事宜,参照《合同法》相关规定执行。合同主管部门发现合同签订时的情况或者条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损害时,应及时请示分管校领导,建议变更或解除合同。

变更或解除合同的通知,应当在法定或约定期限内送达合同签约方。变更或解除合同应当采用书面形式。

第二十五条对合同引发的纠纷,合同主管部门应当及时、妥善处理。合同中有关争议解决的条款,应当尽量约定由合同签约所在地的仲裁机构管辖,或约定由合同履约所在地的人民法院管辖。

 

第五章 责任追究

第二十六条在合同签订和履行过程中,有下列情形之一的,学校将视不同情节追究相关部门主要负责人和直接责任人员的责任,并由其赔偿给学校造成的经济损失:

(一)应签订合同但未签订的;

(二)未认真审查合同签约方的主体资格和履约能力,造成学校利益遭受重大损失的;

(三)无预算或超预算签订对外支付合同,或违规签订担保、投资和借贷合同;

(四)应当履行规定的合同订立、审核程序而未履行的;

(五)遗失合同文本或其他有关文件,造成学校利益损失的;

(六)虚构事实或隐瞒真相,与他方串通,损害学校利益的;

(七)玩忽职守或者泄漏学校秘密的;

(八)贪污受贿,损害学校利益的;

(九)应予处分的其他情形。

未经授权、超越授权或违反程序和规定对外签订合同、为他人提供担保的,由签订者承担一切不利后果,给学校造成经济损失的,由签订者按实际损失金额承担赔偿责任;学校还将依据有关规定追究签订者的责任。对属于应签订合同事项而未签订合同的,追究主要负责人的责任。

具有以上情节,构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

 

第六章 附 则

第二十七条本办法由院长办公室负责解释。负责小额合同章管理的教务处、设备处、演艺中心和后勤保卫处,相应制定具体操作细则。

第二十八条本办法自2017年 7月1日起试行,试行期为一年。其他有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

第二十九条浦江校区基建设项目按照《上海戏剧学院浦江校区基建工程管理办法》执行。涉及人事方面相关经济合同,按照人事处相关规定执行。

 

 

 

                上 海 戏 剧 学 院

                2017年7月14日